Führen und Kommunizieren in der Zeit von Corona/COVID-19
Die Coronakrise trifft viele Unternehmen und Führungspersonen unvorbereitet. Teams werden durch die aktuelle Situation auseinandergerissen und ins Homeoffice geschickt.
Konzepte und Erkenntnisse aus der Arbeitswelt 4.0 können Ihrem Unternehmen in dieser Situation schnell und pragmatisch helfen.
Wie Sie und Ihr Unternehmen schnell in die praktische Anwendung kommen und so einen unmittelbaren Nutzen davon haben, zeigt Ihnen unser kompakter Praxisratgeber mit einer Zusammenfassung der wichtigsten Aspekte.
Ergänzend bietet die von der FHNW in Zusammenarbeit mit der Future Work Group realisierte Studie «Arbeitswelt 4.0» (www.arbeitswelt-zukunft.ch) erprobte Praxisbeispiele für die Umsetzung.
1. Führung - Leadership
Vertrauensbildende Massnahmen für die Mitarbeitenden Umfassende und ehrliche Information sind gefragt. Verzichten Sie auf unpersönliche Kanäle wie interne Newsletter. Die Mitarbeitenden wollen persönlich wahrgenommen werden. Sprechen Sie den Menschen Ihre Anerkennung, Wertschätzung und Ihr volles Vertrauen in dieser Ausnahmesituation aus. Da das persönlich derzeit schwierig ist, erfolgt dies am besten per Videokonferenz oder Videobotschaft.
Vertrauensbildende Massnahmen für den Kundenstamm Aufrichtige Kommunikation an die Kundinnen und Kunden ist jetzt besonders wichtig. Nehmen Sie die Anliegen und Sorgen der Kundschaft ernst und kommunizieren Sie die eigene ehrliche Einschätzung der Lage, soweit eine solche Beurteilung möglich ist. Versuchen Sie dabei, gemeinsam pragmatische Lösungen zur Überbrückung zu finden. Machen Sie deutlich, dass Sie und ihr Team dabei ihr Bestes geben.
Ordnung ins Chaos bringen, aus Problemen Aufgaben machen Das gefühlte Chaos wird erträglicher, wenn Routinen und Strukturen einbezogen werden, die funktionieren. Probleme führen zwar erstmal zur Verunsicherung. Diese lösen sich schnell auf, wenn bei deren Bewältigung Raum für Improvisation und Fehlertoleranz besteht. Ein Beispiel: Jeden Tag zur gleichen Zeit, z.B. um 9 Uhr (Routine), erstellt der/die CEO mit seinem/ihrem engeren Führungskreis (Struktur) eine Lagebeurteilung (Wo stehen wir aktuell? Welche Risiken erkennen wir? Welche Schwerpunkte und Prioritäten sehen wir? Wie gehen wir die anstehenden Herausforderungen pragmatisch an?). Anschliessend, auch jeden Tag um 10 Uhr (Routine), wendet sich der/die CEO an alle Mitarbeitenden, teilt ihnen die Erkenntnisse mit, sammelt Feedback ein und gibt den Plan für die wesentlichen Aufgabe bekannt.
2. Team-Kommunikation
Eine wirksame Kommunikation zwischen Führungsteam und Mitarbeitenden ist jetzt besonders wichtig. Gerade dann, wenn Teams durch behördlich verordnete Homeoffice-Tätigkeiten physisch getrennt werden und damit immer mehr über die digitale Ebene kommunizieren. Da bei der schriftlichen Kommunikation wesentliche Merkmale des persönlichen Austauschs fehlen, sind Klarheit, Struktur und (Mehr)Wert der vermittelten Information besonders wichtig. Dabei unterstützen diese Fragen und Empfehlungen:
Welcher Kommunikationskanal eignet sich besonders gut für meine schriftliche Nachricht? Für ausführliche Nachrichten empfehlen sich zwar weiterhin E-Mails, jedoch bieten Collaboration-Tools (z.B. Slack, Teams, Zoom) viel Mehrwert. Für kurze und präzise Infos wie Terminvereinbarungen o.ä. nutzen Sie Chat- oder Messengerdienste (z. B. Slack, Teams, Threema, WhatsApp).
Wen genau spreche ich an und wer sind meine Adressaten (Zielgruppe)?
Was ist das Besondere, Neue oder Wichtige an meiner Information?
Welches Anliegen habe ich?
Welche Lösung und welchen Nutzen (Mehrwert) biete ich?
Ist die Betreffzeile oder das Betreff-Stichwort eindeutig und zutreffend?
Ist der Text gut strukturiert, ist er mit kurzen Sätzen aufgebaut (max. 15 Wörter pro Satz)?
Vermittelt der Text meine Botschaft/Anliegen einfach und transparent?
Und last but not least: Worte wie «Bitte» und «Danke» wirken Wunder, gerade in Ausnahmesituationen.
Soll Ihre Nachricht persönlicher wirken, dann bringen Sie Mimik, Gestik und Stimme ins Spiel, indem Sie Ihre Botschaft über einen Videocall (oder eine Videobotschaft) transportieren. Der visuelle Kontakt steigert auch die gegenseitige Verbundenheit. Deshalb: Videofunktion, wann immer es geht, einschalten!
3. Technische Umsetzung
Systeme aus der Arbeitswelt 4.0 unterstützen die Zusammenarbeit und Kommunikation über Distanz, weil sie im Kern dafür gemacht sind. Dazu gehören Cisco Webex, Slack, Microsoft Teams und Zoom, um nur einige zu nennen.
In der aktuellen Situation geht es weniger um die umfassende Einführung eines solchen Tools, als um die schnelle Sicherstellung einer effektiven Kommunikation innerhalb des Unternehmens.
Die Kommunikations-Tools der Arbeitswelt 4.0 helfen Ihnen auf eine viele effizientere Weise als E-Mail und Telefon …
Mit allen Mitarbeitenden schnell und einfach zu kommunizieren,
Videogespräche zu führen, um Gestik, Mimik und Stimme zu transportieren und so die zwischenmenschliche Ebene trotz Distanz zu pflegen und
Ihre Kommunikation zu strukturieren.
Und weil die Tools Cloud-basiert sind, können diese innerhalb weniger Stunden (oder sogar Minuten) aktiviert und in Betrieb genommen werden – teilweise sogar ohne Hilfe einer Fachperson.
Tipps zur technischen Installation finden Sie auf unserem aktuellen Blog unter https://www.futureworkgroup.ch/blog
Tipps zum Einrichten:
Bestimmen Sie eine technisch versierte Person, die den internen Support für ihre Mitarbeitenden bieten kann.
Nutzen Sie Online-Training, um die Mitarbeitenden mit den neuen Kommunikationstools schnell vertraut zu machen.
Richten Sie einen virtuellen Raum für die ganze Firma ein – dort kommunizieren CEO und GL mit den Mitarbeitenden.
Richten Sie – je nach Grösse und Organisationsstruktur – virtuelle Räume bzw. Kanäle für verschiedene Teams oder Abteilungen ein.
Informieren Sie ihre Mitarbeitenden über die verwendeten Kanäle.
Vermeiden Sie soweit wie möglich den Austausch sensibler Dokumente über diese Plattformen bzw. verschlüsseln Sie Dokumente und E-Mails.
Sie haben weiteren Fragen, weiteren Informationsbedarf oder wünschen praktische Unterstützung? Wir sind gerne für Sie da. Kontaktieren Sie uns per E-Mail an contact@futureworkgroup.ch.
Dieser Praxisratgeber steht Ihnen zum kostenlosen Download als PDF zur Verfügung
Dieser Praxisratgeber wurde von der Future Work Group in Zusammenarbeit mit Heinrich Lange (InnovationLeaders Academy & Business Consulting) und der FHNW Hochschule für Wirtschaft erstellt. Copyright und Stand März 2020.
Die umfangreiche Schweizer Studie und der Praxisleitfaden zur Arbeitswelt 4.0
Die Arbeits- und Lebenswelten haben sich in den letzten Jahren und im Umfeld der Digitalen Transformation stark verändert.
Studie und Praxisleitfaden zur Arbeitswelt 4.0 können Sie kostenlos als PDF auf www.arbeitswelt-zukunft.ch beziehen.